Over de mogelijkheden en werkwijze binnen VvEdossier.nl


Elke VvE die zich aansluit bij VvEdossier.nl krijgt een eigen website.Binnen uw eigen website vindt u de secties:


Documenten:
De webmaster van uw VvE kan alle documenten die binnen de VvE van belang zijn op de website plaatsen:
- de officiŽle notariŽle stukken, bijv de splitsingsakte en de splitsingstekening.
- de notulen van de vergaderingen, agenda voor de volgende vergadering
- het onderhoudsplan
- de inkoop-fakturen - met een workflow proces worden deze bewaakt op accordering en betaling
- adressen overzicht en contractafspraken met leveranciers: storingsdienst voor de lift, glazenwasser, schilder etc.
- adressen van en correspondentie met vaste relaties van de VvE
- fotoīs: heel eenvoudig kunnen foto series over bepaalde onderwerpen in het systeem worden geplaatst (bijvoorbeeld over een renovatie project)
- .....

Het menu waaronder diverse Documenten gepresenteerd worden is volledig flexibel door de VvE webmaster zťlf in te richten.
Alle eigenaren van de VvE kunnen (na aanloggen op de site) deze stukken altijd via internet opvragen en lezen.
Financieel*:
Jaarverslagen, begrotingen, uitgaven en betalingen kunnen door de webmaster worden ingevoerd.
Op basis van de uitgaven begroting kan automatisch de bijdrage van elke eigenaar worden berekend en kunnen bijdrage fakturen worden geprint.

Eigenaren kunnen de totaal cijfers van de VvE zien en de stand van zaken met betrekking tot hun individuele betalingen.
Optioneel kunnen bij verhuur ook de huur-inkomsten worden geadministreerd voor de respectievelijke eigenaren.
Meningen*:
De webmaster/beheerder kan heel eenvoudig enquete vragen opstellen met multiple choice antwoorden: bij de beantwoording door de eigenaren weet het systeem automatisch de waarde van elke stem (zie enquete voorbeeld).
Alle eigenaren kunnen via de eigen website met elkaar een forum discussie voeren over wat er speelt binnen de VvE. Op deze manier kunnen ideeŽn en meningen al vůůr de vergadering gevormd worden.
Klachten*:
Eigenaren kunnen een klachten-document op de site inbrengen, de webmaster kan vervolgens op dit document aangeven welke actie er genomen zal worden. De status en de voortgang is voor iedereen goed te volgen.
Kalender*:
Een agenda voor de VvE: hierin worden alle geplande activiteiten zoals jaarvergadering en commissie vergaderingen getoond. Activiteiten zijn door de webmaster in te brengen, deelnemers aan een activiteit worden automatisch uitgenodigd.
Deelnemers:
Een overzicht van alle eigenaren met hun stemrechten. De webmaster onderhoudt dit overzicht en regelt daarmee de toegang tot de VvE website. Ook huurders kunnen geregistreerd worden en krijgen dan toegang tot het webdossier - huurders krijgen alleen dŪe documenten te zien die expliciet zijn vrijgegeven voor huurders. De webmaster kan eventueel ook externe betrokkenen toegang geven, bijv een externe voorzitter of bestuurder.
* deze menu mogelijkheden zijn optioneel: de VvE webmaster kan zelf deze opties AAN of UIT zetten.

Met de secties zoals hierboven genoemd ontstaat een digitaal dossier dat nog de volgende functies biedt:

- attendering op nieuwe documenten:
zodra er een nieuw document op uw VvE website wordt geplaatst krijgt elke eigenaar hierover een email. Het kan per document worden aangegeven of deze attendering nodig is ja of nee.
- printen en per post bezorgen van documenten:
bepaalde stukken zijn misschien zo belangrijk dat de webmaster deze ook bij de eigenaren in de brievenbus wil hebben, bovendien zullen er altijd eigenaren zonder email adres zijn. Per document kan de webmaster aangeven of hij gebruik wil maken van de 'Print en deliver service': dan wordt het document door VvEdossier.nl keurig geprint en verstuurd naar de individuele eigenaren.
- exporteren van webdossier gegevens naar excel:
de webmaster kan alle deelnemer en appartements gegevens uit het webdossier exporteren naar een simpel excel bestand.

De beveiliging van uw digitale VvE dossier is natuurlijk van belang en hebben wij op de volgende manier geregeld:
- toegang is alleen mogelijk via een eigen aanlognaam/wachtwoord combinatie die elke eigenaar krijgt
- eigenaars kunnen algemene stukken altijd lezen en daarnaast alleen hun persoonlijke financiŽle betalingen. Ze kunnen zelf discussies en klachten inbrengen, ook kunnen ze hun persoonlijk profiel en wachtwoord wijzigen.
- huurders krijgen alleen dŪe documenten te zien die expliciet zijn vrijgegeven voor huurders.
- de webmaster kan altijd alle mogelijkheden benutten, dus ook een nieuwe eigenaar toegang geven en een verkopende eigenaar uitschrijven.